عشر خطوات لتحسين الإستبيانات الإلكترونية( أونلاين)

 

أصبحت الاستبيانات الإلكترونية اليوم استبيانات شائعة، وأصبح الجميع يرسل استبيانات عن طريق الأونلاين مثل غوغل فورم و ما يكروسوفت فورم الموجود سواء على اشتراك مايكروسوفت المجاني أو ضمن حزمة أوفيس 365 لذلك لا بد من طرق لتحسين هذه النوعية من الاستبيانات خاصة مع تشكيك الكثيرين في جودة البيانات الآتية من الاستبيانات الإلكترونية، في هذا المقال سنتعرف على عشر خطوات تمكننا من تحسين جودة الاستبيانات الإلكترونية، كما تمكننا أيضا من تحسين جودة البيانات التي نحصل عليها من خلال الاستبيانات الإلكترونية.

خطوات تحسين الاستبيانات الإلكترونية 

الخطوة الأولى

تتمثل الخطوة الأولى في وضع. معلومات تفصيلية في مقدمة الاستبيان، هذه المعلومات تتضمن اسم الجهة التي تقوم في الاستبيان ومدة الاستبيان و هدف الاستبيان و مصير البيانات بعد إجراء الاستبيان و لماذا تم اختيار هذا الشخص بالذات ليشارك بالاستبيان؟ والنقطة الأخيرة، ما هي الفائدة التي يحصل عليها هذا الشخص من المشاركة في الاستبيان؟ هل هي فائدة تعود على المجتمع؟ هل هي فائدة تعود عليه شخصيا؟ هل هي فائدة تعود على مستوى البلد أو على مستوى البحث العلمي؟ كل هذه المعلومات سوف تشجع الشخص الذي يصله رابط الاستبيان على المشاركة في الاستبيان وإكمال استبيان لذلك هذه المقدمة تعتبر مقدمة تحفيزية.

الخطوة الثانية.

يجب أن يكون الاستبيان قصير ومركز، فالاستبيانات الطويلة لا يمكن إرسالها عن طريق الأونلاين لأنها تكون مملة للأشخاص الذين يتلقون الاستبيان وربما لا يكملون الاستبيان لذلك الوقت المثالي الاستبيان. هو أقل من 5 دقائق وحتى من 5 إلى 10 دقائق يعتبر مقبول، ولكن عادة في الاستبيانات الإلكترونية أو الاستبيانات الأونلاين. يعد الاستبيان الذي يتجاوز ال 10 دقائق هو استبيان طويل وتنخفض احتمالية إكمال استبيان من قبل الأشخاص الذين يتلقون الاستبيان أونلاين كلما زادت مدة الاستبيان أو كلما زاد طول استبيان.

الخطوة الثالثة

جعل الأسئلة بسيطة ومفهومة بدون مصطلحات وبدون كلمات غريبة وبدون اختصارات ترمز إلى بعض المصطلحات أو ترمز إلى كلمات قد لا يفهمها متلقي الاستبيان، كلما كانت الأسئلة بسيطة و واضحة و مفهومة جعلت الشخص المتلقي للاستبيان يتفاعل أكثر مع الاستبيان ويكون حريصا على إكمال الاستبيان.

الخطوة الرابعة.

في الاستبيانات التي نرسلها أونلاين أو الاستبيانات الإلكترونية يجب دائما استخدام الأسئلة المغلقة (الأسئلة تحوي في خيارات متعددة) ويجب أيضا الابتعاد عن أسئلة النصية الأسئلة الطويلة.

الخطوة الخامسة.

إذا كنا نستخدم مقاييس للتقييم في الاستبيان، فيجب أن تكون هذه المقاييس موحدة، فمثلا. إذا كنا نستخدم مقياس من واحد إلى خمسة لتقييم رضى الزبائن عن منتج ما. فلا يجب أن نستخدم مقياس آخر لتقييم رضى الزبائن عن أمر آخر في نفس الاستبيان. ومعنى ذلك إذا استخدمنا مقياس من واحد إلى خمسة لسؤال ما فيجب ألا نستخدم مقياس مختلف لبقية الأسئلة لأن هذا يشوش على المستجيب ويجعله غير قادر على التقييم بشكل صحيح وربما يؤدي إلى الحصول على إجابات خاطئة أو على بيانات ليست بجودة جيدة

الخطوة السادسة

يجب أن نجعل الأسئلة تتدفق بشكل منطقي، و هذا معناه أن يكون هناك ترتيب منطقي للأسئلة، فمثلا إذا كنا نسأل عن عدد الأولاد ثم نسأل عن العمر ثم نسأل إذا ما كان الشخص متزوج أم لا ثم نسأل إذا ما كانت المستجيب هو أنثى أو ذكر هذا الترتيب غير منطقي وهو يشوش على المستجيب ولكن الترتيب المنطقي هو أن نسأل. هل المستجيب ذكر أم أنثى؟ هل هو متزوج أم غير متزوج ومن ثم نسأل عن عدد الأولاد. ويجب تطبيق هذا على كل الأسئلة سواء الأسئلة الديموغرافية أو حتى الأسئلة البحثية التي يجب أيضا أن تكون بتسلسل منطقي بتسلسل جيد يساعد المستجيب على الفهم وبالتالي يساعده على الإجابة الصحيحة وبالتالي تتحسن جودة البيانات.

الخطوة السابعة

يجب اختبار وتجريب الاستبيان قبل إرساله للمستجيبين أو للأشخاص الذين سيقومون بملء الاستبيان، هذا الاختبار يساعدنا على تجريب الأسئلة وعلى التأكد من أن الأسئلة التي وضعناها هي أسئلة سهلة الفهم ذات تسلسل منطقي, وأن المستجيب قد فهم المقصود من السؤال وبالتالي أعطانا الإجابة المتوقعة. كي نقوم بعملية التجريب يمكن مشاركة الاستبيان مع زملاء العمل قبل إرساله للمستجيبين وذلك للتأكد من جودة الاستبيان.

الخطوة الثامنة.

في الاستبيانات الورقية أو الاستبيانات التي ننفذها من خلال مقابلات وجها لوجه، نقوم باختيار العينة ونقوم بوضع معايير العينة التي ستشارك في الاستبيان، كذلك الأمر في الاستبيان الإلكتروني أو في الاستبيان الذي نقوم بإرساله أونلاين. اختيار العينة هو موضوع حاسم جدا في جودة البيانات، وبالتالي يجب على مصمم الاستبيان أو يجب على الباحث أن يقوم باختيار العينة بدقة يحدد ما هي مواصفات العينة هل هم ذكور أم إناث؟ هل هم من المجتمع المحلي أم هم من خارج المجتمع المحلي؟ هل هم من الموظفين؟ هل هم من كبار السن؟ وهكذا، وبالتالي تحديد صفات العينة وتحديد خصائص العينة يساعد الباحث على تحديد الجهة التي سيرسل لها الاستبيان، وهذا يساعد على تحسين نوعية الإجابات لأن الأشخاص الذين سيرسل إليهم الاستبيان هم أشخاص أصحاب علاقة مباشرة بهذا الاستبيان ولديهم الأجوبة الصحيحة المتوقعة بهذا الاستبيان.

الخطوة التاسعة

بعد أن قمنا بتحديد العينة وتحديد المواصفات العينة، نختار التوقيت المناسب لإرسال الاستبيان للعينة أو للأشخاص الذين سيشاركون في الاستبيان. اختيار التوقيت مهم جدا ويؤثر على استجابة الأشخاص للاستبيان خاصة أنا نرسل استبيان أونلاين، وبالتالي فالوقت الذي يتلقون فيه رسالتنا التي تحتوي رابط الاستبيان هو مهم جدا وهو من العوامل التي تجعلهم يتخذون القرار إلى ما كانوا سيفتحون الرابط ويملؤون الاستبيان أم لا.

 فمثلا. لو أرسلنا الاستبيان في منتصف الليل، كم هو العدد المتوقع من الأشخاص الذي سيقوم بفتح الرابط الذي أرسل في منتصف الليل؟ كذلك الأمر لو قمنا بإرسال استبيان في يوم عطلة أو في يوم عمل، ما هي نسبة الأشخاص الذين سيفتحون الرابط؟

 يتم تحديد التوقيت المناسب بناء على خصائص العينة، فمثلا لو كانت العينة عندنا هي عينة موظفين، على الأغلب لن يكون بإمكانهم استقبال الرابط أو فتح الرابط خلال أوقات الدوام، وربما نحتاج إلى إرسال الرابط إما خارج أوقات الدوام أو في أيام العطلة. وعلى العكس، ربما يكون يوم العطلة غير مناسبا لهذه العينة لأنهم يكونون مشغولين مع عائلاتهم أو يكونون مشغولين في قضاء عطلتهم في مكان ما لذلك. معرفة خصائص العينة يعد جوهريا في تحديد التوقيت المناسب.

الخطوة العاشرة والأخيرة.

بعد أن حددنا العينة بشكل مناسب. وبعد أن حددنا التوقيت المناسب. لإرسال استبيان لعينة، بقي لنا أن نحدد الطريقة التي سنرسل فيها الاستبيان. وهذا أيضا يعتمد على خصائص العينة. فهناك أشخاص من الممكن إرسال استبيان إليهم عن طريق الإيميل الرسمي لأنهم يتعاملون بالإيميل الرسمي ولأنهم يعتبرون الطريقة الأفضل لتلقي الرسائل أو لتلقي هكذا استبيان. بينما لو كانت العينة مختلفة، قد لا تكون من الأشخاص الذين يستخدمون الإيميل الرسمي باستمرار، وبالتالي قد يكون إرسال استبيان إليهم بالإيميل هو مضيعة للوقت لأنهم لن يقوموا بفتح إيميلاتهم، لذلك لا بد أن نرسل الاستبيان بطريقة أخرى مثل وسائل التواصل الاجتماعي (فيسبوك- واتساب- تلغرام) لذلك، بناء على خصائص العينة نحدد الطريقة المناسبة التي سنتواصل بها مع العينة ونرسل الاستبيان من خلالها.

الخلاصة

أن البيانات التي نتلقاها من الاستبيانات الإلكترونية هي بيانات بجودة عالية وتوازي أو قد تكون أفضل من البيانات التي نحصل عليها من الاستبيانات الورقية.  لذلك يجب علينا دائما أن نفكر بخصائص العينة ويجب أيضا أن نفكر بخصائص الاستبيان. خصائص العينة تدلنا على الأشخاص المحتملين لأن يكونوا هم الأشخاص الذين لديهم الإجابات الصحيحة عن أسئلة الاستبيان، لذلك لا بد من تصميم الاستبيان بطريقة جيدة، وأيضا لا بد من أن يكون الاستبيان مقدمة هذه المقدمة من الأفضل أن يتم إرسالها مع الرابط الذي نرسل فيه الاستبيان وليس أن نضعها داخل الاستبيان فقط, وظيفة هذه المقدمة هي أن تجعل الأشخاص متحفزين لفتح رابط الاستبيان وبعد أن يقوموا بفتح الرابط لا بد أن يجدوا أسئلة سهلة قصيرة واضحة ويكون قادرين على إنهاء الاستبيان خلال وقت قصير، كل هذه الأمور تساعد على الحصول على بيانات بجودة عالية من خلال الاستبيانات الإلكترونية.